5 façons d’utiliser les captures d’écran pour réduire le nombre de vos emails

A la fin de cette seule année 2017, 269 milliards d’emails auront été envoyés dans le monde. Vous avez bien entendu ! Savez-vous combien de ces emails contiennent d’incessants va-et-vient ? Probablement beaucoup ! Cela représente beaucoup de temps (et d’argent) dépensé uniquement à clarifier des choses. Dans cet article, j’aborde la façon d’utiliser les captures d’écran (qu’il s’agisse d’images fixes ou de vidéos) pour communiquer visuellement et réduire tous ces incessants va-et-vient par email.

1 – Réduire la séquence des commentaires
Il est très simple de publier des commentaires ou des suggestions dans un Google Doc, mais à quel point ces commentaires successifs finissent par faire oublier le contexte initial ? Au lieu de cela, enregistrez une vidéo passant en revue tous vos commentaires de sorte que l’auteur comprenne exactement ce que vous voulez dire !

2 – Montrer, plutôt que dire
Quelle version préférez-vous ?

ou

3 – Apprendre à utiliser un programme ou un outil

Respecter les choses constamment fait perdre un temps précieux. Si on vous demande constamment d’aider de nouveaux arrivants et de leur montrer les ficelles de tous les logiciels utilisés à votre bureau, pourquoi ne pas créer une vidéo expliquant les différentes étapes, et la publier dans un lieu centralisé comme l’intranet de l’entreprise pour la rendre accessible à  tout moment !

4 – Exposer les résultats d’un projet

Vous venez de terminer une grosse étude et d’analyser toutes ses données. Il est temps pour vous de présenter les résultats à  votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez écrire un long email, organiser une réunion, faire une présentation Powerpoint (complète avec des captures d’écran et des graphiques détaillant les points importants), ou vous pouvez créer une vidéo. Une vidéo est une excellente option car elle peut servir de référence pour plus tard, elle peut être visionnée à  son propre rythme, et partagée avec plus de personnes que ne peut contenir une salle de réunion.

5 – Décrire des pannes et des problèmes techniques
Dans le domaine du support technique informatique, les captures d’écran ont un énorme potentiel. Chaque fois que cela est possible, je fais une copie d’écran pour montrer les erreurs que je rencontre et je l’envoie au service informatique pour un rapide diagnostic. Parfois la réponse est : « Oh ok, il faut juste faire ceci … », et d’autres fois : « Ooh, ça c’est nouveau… Je vais venir voir. » Dans un cas comme dans l’autre, la capture d’écran communique exactement le problème rencontré, sans avoir à taper tout un texte descriptif.

Certaines des circonstances décrites plus haut ont toujours besoin d’emails, mais certainement en moins grande quantité ! Il est peu probable que nous réussirons à éliminer tous les emails, mais nous pouvons certainement prendre notre part dans le combat contre leur prolifération.

Par Jessie Lahaie
28 août 2017